Afbeelding

Online facturen maken? Gewoon omdat het kan.

Advertorial

Het aantal bedrijven dat zijn facturen per post stuurt, neemt al jaren af. Logisch misschien: je facturen mailen is makkelijker, sneller en goedkoper. Met online facturatie ga je nog een stap verder. En het is nóg interessanter: een grote groep klanten betaalt die facturen ook sneller. 

Dat je door elektronisch te factureren tijd en geld bespaart mag duidelijk zijn. Papier, inkt en postzegels zijn niet langer nodig. Bovendien is het vriendelijker voor het milieu: op de digitale snelweg verbruik je nou eenmaal minder brandstof dan op de Nederlandse wegen. 

E-facturen versus online facturen 
Afgezet tegen e-facturatie is online factureren zelfs nóg interessanter voor ondernemers. Het grote verschil met elektronisch factureren is dat online facturen maken je ook in staat stelt om de facturen direct te boeken in je online boekhoudpakket. Met online administratiesoftware is je boekhouding - met de juiste inloggegevens en toegangsrechten uiteraard - overal benaderbaar, en door de mensen die jij kiest. Zo kun je ook makkelijker samenwerken met je boekhouder of accountant, of met je administratieve medewerker. En als je zo'n online boekhoudprogramma koppelt aan je zakelijke bankrekening(en) zie je ook snel welke rekeningen wel en welke nog niet betaald zijn. Zo heb je altijd snel een up-to-date totaalbeeld van je administratie.

Omdat het boekhoudpakket alle gegevens van klanten en leveranciers bevat, is een online factuur maken grotendeels een kwestie van aanvinken. Lever je vaste producten of diensten? Dan kun je die vaak ook in je online administratie invoeren en ze simpelweg aanvinken bij het maken van elke nieuwe factuur. Herhaalfacturen? Abonnementen? Feitelijk komt dat steeds neer op één druk op de knop. Zo makkelijk kan het zijn! Ander belangrijk punt: je maakt minder fouten, simpelweg omdat er minder handmatig invulwerk bij komt kijken. Online boekhoudprogramma's hebben bijvoorbeeld ook alle eisen van de Belastingdienst verwerkt in de factuur: je bent er dus zeker van dat alles wat er op de factuur moet staan er ook op staat. 

Waarom betalen klanten sneller?
En dan de betaalmoraal van je klanten. Hoe kan het dat zij sneller betalen als jij online een factuur maakt? Ook daar is gemak de toverfactor. De beste online boekhoudprogramma's bieden de optie om met de online factuur (vaak een pdf die het programma genereert) automatisch ook een XML-bestand mee te sturen: de factuur in UBL-formaat (Unified Banking Language). Werkt je klant ook met een online boekhoudprogramma, dan herkent die software de factuur in UBL-formaat automatisch en boekt hem direct in zijn administratie waardoor er sneller betaald kan worden.

Daarbij: ook het meesturen van een iDeal-link met een online factuur heeft een positief effect op de betaalmoraal van klanten. Dezelfde reden: hoe eenvoudiger je het je klant maakt om te betalen, hoe sneller hij zal overgaan tot betalen. Kortom: online facturatie? Doe het. Niet alleen omdat het kan. Vooral omdat het werkt.

Afbeelding

Mis niks, lees alles!

Wil je ons steunen en al onze artikelen lezen?
Kies hier je abonnement.

Uit de krant