Hoe pak je de organisatie van een bedrijfsfeest aan?

Als je de vraag krijgt om het jaarlijkse bedrijfsfeest te organiseren dan schieten er hopelijk meteen allerlei ideeën door je hoofd. Een geschikte locatie, een goede cateraar. En misschien wil je leuke artiesten boeken om het feest extra op te luisteren. Het is in ieder geval belangrijk om op tijd met de organisatie te beginnen. Zeker voor het vastleggen van een optreden door een artiest moet je er op tijd bij zijn.

Ga langs op de locatie van het feest

Heb je een geschikte locatie gevonden? Maak dan een afspraak om er te gaan kijken voordat je deze vastlegt. Zo kun je beoordelen of de ruimte geschikt is voor wat jij voor ogen hebt. Ook kun je vragen stellen aan de verhuurder van de locatie voor het organiseren van het feest. Is het bijvoorbeeld mogelijk om 1 of 2 dagen van tevoren al versieringen op te hangen als het om een themafeest gaat? Is er voldoende parkeerruimte voor alle gasten? Werkt de locatie samen met een vaste cateraar en zo ja, wat heeft deze te bieden? En zo zijn er vast nog meer vragen waar je een antwoord op wilt voordat je een boeking doet. Bedenk dat annuleren in de meeste gevallen geld kost.

Communiceer de datum zo vroeg mogelijk

Als je wilt dat zo veel mogelijk mensen erbij zijn dan zorg je ervoor dat de datum al maanden van tevoren wordt gecommuniceerd. Dan kan iedereen die in zijn agenda vrijhouden. Houd er rekening mee dat er altijd mensen zullen zijn die niet willen komen, ongeacht wat voor feest het is en waar dit wordt gehouden. Respecteer hun beslissing en concentreer je bij de organisatie op de mensen die zich wel op het bedrijfsfeest verheugen. Soms leent de locatie zich voor verschillende activiteiten. Op die manier kun je het zo veel mogelijk mensen naar de zin maken.

Maak goede afspraken met de catering

Het is heel belangrijk om met de catering goede afspraken te maken. Vaak willen zij kort voor het feest weten hoeveel mensen er zullen komen. Natuurlijk kan er dan nog altijd iemand ziek worden of iemand alsnog komen. Maar het maakt nogal verschil om voor 100 mensen te moeten cateren of voor 25. Zijn er mensen die dieetwensen hebben dan kun je overleggen of hier rekening mee kan worden gehouden. Er zijn steeds meer mensen vegetariër of hebben een voedselintolerantie.

Zorg dat je duidelijkheid hebt over het budget

Als de werkgever het feest betaalt, dan is het belangrijk dat je weet hoeveel budget er is. Maak een begroting van alle kosten om te voorkomen dat je het budget overschrijdt. Maak goede afspraken of je gemachtigd bent om afspraken vast te leggen voor locatie, catering, optredende artiest en dergelijke. Als de directie wil meebeslissen dan is het zak om ze tijdig en volledig te informeren. Zorg ervoor dat je achteraf alle uitgaven kunt verantwoorden met facturen als je de vrije hand krijgt.